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グラフィ・サービスサイト

プロモグラフィ

2 編集者・事務局編

2-1 サービスの申し込み

グラフィCMSをご利用いただくためには、プロモグラフィ・サービスをご契約いただく必要があります。

STEP 1: 会員登録

まず、グラフィに会員登録してください。会員登録は無料です。

既にグラフィ無料会員の方は、 STEP 2 へお進みください。

STEP 2: プロモグラフィの申し込み

会員登録で入力した ID・パスワードでログインします (ログインはこちらから)。

ログインすると下図のような会員用ページが表示されますので、画面左メニューの「CMS(情報共有・Web制作)」をクリックします。

STEP 3: 内容の確認とキャンペーンコード入力

プロモグラフィの契約確認ページが表示されます。ここで、キャンペーンコードをお持ちの方は、再下段の「キャンペーンコード」の入力ボックスにお持ちのコードを入れてください。キャンペーンコードはすべて半角文字です。

「確認」ボタンをクリックします。

STEP 4: 最終確認と契約

契約内容・料金が表示されます (キャンペーンコードに関連する部分は赤丸のように表示されます)。また、ご利用料金は青丸部分に後日ご請求させていただきます。

内容をご確認の上、「OK」ボタンをクリックしてください。

STEP 5: プロモグラフィを使ってみましょう

以上で「プロモグラフィ - グラフィCMS」をご利用いただけるようになりました。再度「CMS(情報共有・Web制作)」をクリックすると、プロモグラフィに移動します。

2-2 グラフィCMSのコンテンツ管理

コンテンツ

グラフィCMSで扱う、すべての情報をコンテンツと呼び、階層（ツリー）構造になっており、ツリービュー（右図）やメディアブラウザで管理することができます。

アップロードした画像、動画、Office文書などだけではなく、グラフィCMSで作成したページもコンテンツと呼びます。

すべてのコンテンツはコンテンツプロパティという付属情報を持っており、コンテンツプロパティウインドウで確認・編集したり,メディアブラウザで検索したりすることができます。

コンテンツプロパティウインドウ

コンテンツプロパティウインドウは、すべてのコンテンツが持っている付属情報 (コンテンツプロパティ) を確認したり、編集したりするウインドウです。

コンテンツプロパティウインドウを表示する

コンテンツプロパティウインドウを表示するには、以下の2つの方法があります。

１．ツリービューで目的のコンテンツをポイントし、右クリックメニューからプロパティを選択する。

２．目的のコンテンツがコンテンツビューに表示されている状態で、CMSメニューのアイコンをクリックする。

コンテンツプロパティウインドウの内容

コンテンツ ID: すべてのコンテンツに付けられる、一連の識別番号 (内部情報) です。
作成日時: 最初にコンテンツを作成あるいはアップロードした日時です。
所有者: コンテンツの所有者です。コンテンツを作成あるいはアップロードしたアカウントになります。変更はできません。
所属グループ: コンテンツの所属するグループです。変更可能です。
アクセス許可
　継承: チェックを入れると、このコンテンツの下に新規ページを作成した時、所属グループやアクセス権限、スタイル等が継承されます。
　所有者・グループ・その他: 下記のアクセス権限の項を参照してください。
最終変更日時: 最後にこのコンテンツに修正を加えた、あるいはアップロードし直した日時です。コンテンツプロパティを変更した場合も日時が変更されます。
最終変更者: 最後にこのコンテンツに修正を加えたアカウントです。
このコンテンツをウォッチしているユーザ: このコンテンツをウォッチリストに登録しているアカウントが一覧されます。また、下段のドロップダウンリストからアカウントを選択して追加ボタンを押すと、そのアカウントのウォッチリストにこのコンテンツが追加されます。

グループとは

グラフィCMSは、いくつかのアカウント（ユーザ）をまとめるためのグループという概念を持っています。

すべてのアカウント（ユーザ）は、最低でもひとつのグループに所属しています。
すべてのコンテンツは、ひとつのグループに所属しています。

たとえば「営業」と「法務」というグループを作成し、それぞれにアカウント（ユーザ）を所属させます。場合によって、両方に所属するアカウントがあってもかまいません。

このようにアカウントの所属を整理することで、コンテンツのアクセス権限機能を使い、たとえば「顧客資料」は営業に所属するアカウントだけが閲覧可能、といった管理が可能になります。

グラフィCMSでのアクセス権について

コンテンツに対してアクセス（読み書き）するアカウント（ユーザ）の区別としては、以下の３種類があります。

所有者: そのコンテンツを最初に作成またはアップロードした人がコンテンツの所有者となります。所有者に対して読み出し、書き込みの許可、不許可を設定できます。
グループ: そのコンテンツの所属グループに対して読み出し、書き込みの許可、不許可を設定できます。
その他: そのコンテンツの所有者でもなく、所属グループにも属していない、その他のアカウント対して読み出し、書き込みの許可、不許可を設定できます。

例

グループとして

　営業

　法務

の２つが登録されており、アカウントとして

　佐藤さんの所属するグループ：営業

　鈴木さんの所属するグループ：営業と法務

　田中さんの所属するグループ：法務

の３人が登録されているとします。

右図の営業/カタログ以下のコンテンツに対して

　所有者読=〇、書=○

　グループ読=〇、書=○

　その他読=〇、書=×

の設定がされているときには、

　佐藤さん、鈴木さんの２人はそのコンテンツを読み出し（閲覧）たり、書き込み (編集や再アップロード)したりすることができますが、

　営業グループに属していない田中さんは、読み出し（閲覧）できますが、コンテンツを書き込むことはできません。

また、営業/顧客情報以下のコンテンツに対して

　所有者読=〇、書=○

　グループ読=〇、書=○

　その他読=×、書=×

の設定がされているときには、

営業グループに属していない田中さんは、読み出し（閲覧）も、コンテンツを書き込むこともできません。

2-3 共同執筆の準備

ここから、ある会社の社史を、社内の人間と既に退職された方々とで執筆することを想定して説明していきます。

グループの作成

最初に、社史の執筆に関わる人達のためのグループ社史メンバーを作成します。

新しいグループを作成するには、CMSメニューのボタンを押すと表示される、「アカウント管理ページ」の［グループリスト］の部分で行います。（右図参照）

［新規グループ］名ボックスに、作成したいグループ名“社史メンバー”と入力し、

［追加］ボタンを押してください。

社史の作業ツリーを作成する

次に、社史に関する原稿や、資料などを保存していく場所を作成します。

2-2でも説明したように、グラフィCMSではコンテンツ（ページや画像など）を階層(ツリー）構造で管理しています。

まず、“社史”という名前のページを作成します。

ツリービューの一番上にある“/”を右クリックします。

メニューが表示されますので、［新規ページ］を選択します。

ページの名前に“社史”と入力し、［作成］ボタンをクリックします。

新しくページを作成すると、ツリービューは全て閉じた状態になりますので、一番上部の“＋”をクリックします。

“社史”というページが作成されています。ツリービューの“社史”を右クリックします。

メニューが表示されますので、一番下の［プロパティ］をクリックします。

この画面の中の、［所属グループ］を、プルダウンメニューの中から“社史メンバー”を選択します。

次に、アクセス許可のところで、

　所有者：読○　書○

　グループ：読○　書○

　その他：読×　書×

のように設定します。

［その他］については、読を許可するかは、実際の状況に応じて設定してください。

最後に、［このコンテンツ以下すべてに適用する］にチェックして、［保存］ボタンをクリックします。

これによって以後この“社史”のページの下に新しくページが作成された場合に、この設定がデフォルトとして使われます。

注意　メインページの設定の確認

グラフィCMSへログインすると、必ず最初は「メインページ」が表示されます。

このため、「メインページ」のアクセス許可で、［その他］の［読］を許可しておかないと、“社史メンバー”のグループのアカウント（ユーザ）がログインした場合に、メインページが表示されないことになってしまいます。

上記と同様の手順で、「メインページ」のプロパティ画面を開き、アクセス許可で、［その他］の［読］が許可されている（“レ”）かどうかを確認し、許可されていない場合には、許可し保存してください。

“社史”の下にページを作成しておく

“社史”の下に

　“原稿”：社史の原稿を、メンバーがそれぞれ作成、アップロードするための場所のトップ

　“執筆ルール”：文体、用語に関するルールや、グラフィCMSで社史の原稿ページを作成する場合の“ページの名前”の付け方など

　“連絡事項”：メンバー間での連絡事項や、注意事項など

といったページを作成しておくと、わかりやすいでしょう。

2-4 メンバーの登録

グループ“社史メンバー”として、社史の共同執筆に関わる人達を登録します。

CMSメニューのボタンをクリックし、「アカウント管理ページ」を表示させてください。

すでにグラフィCMSにアカウントが登録されている人の場合

すでにあるアカウントに新しくグループを追加するには、［アカウントリスト］の部分で行います。

“営業”グループに属している“佐藤一郎”さんに、“社史メンバー”のグループを追加する場合には、［アカウントリスト］の［佐藤一郎］という名前の部分をクリックすると、［佐藤一郎さんのユーザ情報］という画面が表示されます。

その中の［所属グループ情報］の部分で、右側の登録済みグループのリストの中に表示されている“社史メンバー”を選択し、［追加］ボタンをクリックします。

これで、佐藤一郎さんが社史メンバーに属することになりますので、［佐藤一郎さんのユーザ情報］画面の一番下にある、［保存］ボタンをクリックしてください。

新しくグラフィCMSに登録する人の場合

現在、グラフィCMSに登録されていない新しい人を登録するには、２つの方法があります。

どちらの場合でも、グラフィCMSへログインする際のIDとして仕様するメール・アドレスが必要となりますので、あらかじめ用意して下さい。

方法１．

［アカウントリスト］の下側にある［新規アカウント］のところで、［ここで新規登録をする］をチェックし、

　メールアドレス（kimura@xxxxx.jp）

　所属グループ（社史メンバー）

　ユーザ名（木村宏）

　パスワード（パスワード）

を入力し、［追加］ボタンをクリックします。

これで、木村さんのアカウントが作成されます。木村さんへは、別途、ID（メールアドレス）、パスワードを連絡し、グラフィCMSへログインしてもらい、パスワードを変更して頂くのがよいでしょう。

方法２．

［メールを送って招待する］をチェックし、